Wie funktioniert das? Mein „HowTo Adventsammlung“

Um einen tieferen Einblick in das zu geben, was wir einmal im Jahr machen und um es jedem zu ermöglichen und zu vereinfachen, eine eigene Aktion dieser Art durchzuführen, hier mein HowTo Adventsammlung.

Falls du vor hast uns zu unterstützen, melde dich ruhig. Falls du selbst eine Sammlung durchführen möchtest ebenfalls. Gemeinsam kann man mehr erreichen. Aber nun die Schritte zu einer erfolgreichen Adventsammlung.

Die ToDo-Liste

Der erste Schritt in jedem Jahr ist das Erstellen der ToDo-Liste. Diese wird dann später abgearbeitet, daher sollten alle Punkte vorhanden sein die jetzt hier aufgelistet sind, eventuell auch weitere Details die man vorhat. Auf der ToDo-Liste hake ich alles ab, was für die Organisation und Vorbereitung notwendig ist. Ich persönlich mache das mit einem Etherpad, aber prinzipiell tut es auch ein Schmierzettel. Prinzipiell ist es natürlich nicht notwendig, so eine Liste zu führen, es hilft aber eventuell den Überblick zu behalten und ist daher wärmstens zu empfehlen.

Die Helfer

Eigentlich ist das hier der erste Schritt. Aber da das so nebenher läuft, lässt sich das schwer sortieren. Alleine kann man so eine Aktion nicht durchziehen, daher ist es absolut wichtig, ein paar helfende Hände zu finden. Erst wenn man mindestens 3-4 Menschen hat, die einem helfen wollen, ergibt es einen Sinn weiter zu planen und zu arbeiten.

Kräfte sinnvoll verteilen: Bei der Sammlung selbst sind die Helfer nicht in all zu großer Zahl notwendig. Da nicht jeder an beiden Terminen kann, solltest du dich auf das verteilen der Flyer konzentrieren und hierfür Menschen suchen die von Briefkasten zu Briefkasten wandern. Eine kleien Gruppe zum Sammeln reicht allemal.

Das Gebiet abstecken

Wenn man weiß, wie viele Helfer man hat, kann man sich ein Gebiet abstecken. Herrensohr und Jägersfreude haben sich bei uns so gut angeboten, weil das zwei eigene Ortsteile sind, schön klein und gut abgegrenzt. Sucht euch ein passendes Gebiet, definiert es, überlegt euch eine sinnvolle Route um die Flyer zu verteilen und die Konserven zu sammeln. Optimiert die Route so, dass ihr nie notwendigerweise bergauf  und idealerweise keinen Meter zwei mal laufen müsst. Es sind genug Meter zu gehen, spart euch jeden zusätzlichen.

Sinnvoll eingrenzen: Die Ortsangabe muss auf den Flyer. Also sucht etwas, was sich gut benennen lässt, ohne die Straßen auflisten zu müssen. Übernehmt euch auch nicht, lieber eine kleine Sammlung die super läuft als ein Kraftakt der keinen Spaß macht.

Das Ordnungsamt

Das Ordnungsamt verlangt, dass eine solche Straßensammlung angemeldet ist. Die Anmeldung läuft (in Saarbrücken) recht unkompliziert, man stellt eine Anfrage per Mail an Ordnungsamt@saarbruecken.de, beschreibt kurz was man vor hat, wann die Aktion stattfindet und gibt Namen und Adresse sowie eine Telefonnummer des Verantwortlichen mit an. Die Genehmigung kommt dann per Post, aber nicht wundern wenn ihr per Mail kein Feedback erhaltet. Ich habe bislang niemals eine Antwort erhalten, kurz nach der Anfrage landet immer nur das Genehmigungsschreiben im Briefkasten.

Wichtig für die Sammlung: Jeder Sammeltrupp sollte eine Kopie der Genehmigung mit sich führen. Wir wurden bisher nie kontrolliert, es hat auch noch niemand nach der Genehmigung gefragt, aber es ist vorgeschrieben diese parat zu haben und außerdem kann man den Menschen etwas vorweisen, falls jemand misstrauisch ist.

Die Absprache mit der Tafel

Nicht zu vergessen ist natürlich, die Aktion mit der Tafel abzusprechen. Die Tafel muss informiert sein, wann und wie ihr die Aktion durchführen wollt. Falls jemand bei der Tafel anruft und denen berichtet, dass jemand Lebensmittel „Im Namen der Tafel“ sammelt und die wissen nichts davon, könnte die Vermutung aufkommen, ihr nutzt den Namen der Tafel um euch selbst zu bereichern. Daher alles vorher besprechen und die Verantwortlichen informieren.

Abholung klären: Es ist eine Sache, die Lebensmittel einzusammeln und zentral zu deponieren, es ist eine Andere, die gesammelten Lebensmittel dann zur Tafel zu schaffen. Glücklicherweise haben die Tafeln große Lieferfahrzeuge und fleißige Helfer, die kommen das gerne abholen. Aber auch das muss abgesprochen sein. In unserem Fall immer direkt Montags nach der Sammlung.

Die Flyer und Plakate entwerfen

Als nächstes sollte man sich Gedanken um das Design der Plakate und Flyer machen. Wenn du eine Aktion planst, die mit unserer zusammen ablaufen soll, dann können wir gerne ein einheitliches Design nutzen, ansonsten frühzeitig entwerfen, denn die Dinger müssen in den Druck. Aber vorher kommt der Schritt „Die Sponsoren„. Vergiss nicht, den Platz für die Sponsorenwerbung mit einzuplanen.

Ihr müsst nicht das Rad neu erfinden: Gerne darf unser Flyer als Referenz verwendet werden, auch die Vektorvorlage darf genutzt werden, es ist schließlich für einen guten Zweck. Ihr müsst das aber natürlich nicht tun. Falls ihr einen besseren Entwurf habt, darf man den aber gerne auch uns zusenden. 😉

Die Sponsoren

Wenn du einen Entwurf für die Flyer hast, druck ihn aus und klapper die Geschäfte, Friseursalons, Bäckereien, Metzgereien, Nähstuben, Apotheken und eventuell auch ortsansässige Vereine ab. Wenn du vorher schon Preise für den Druck hast, kannst du natürlich aufhören, sobald genug Geld zusammen ist. Mancher Sponsor möchte gerne grob wissen, „was man da so gibt“. Überlege dir vorher einen Betrag, bei uns sind das immer zwischen 20€ und 50€, das sage ich dann auch ganz ehrlich jedem potentiellen Sponsor. Lehne keine Spende ab, auch wenn sie sehr klein ist. Natürlich darf man eine Untergrenze festlegen, aber die muss man dann vorher klar kommunizieren, um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen.

Ganz wichtig: Direkt klären, wie du an eine Grafik für den Flyer und für die Plakate kommst. Idealerweise haben die Sponsoren eine digitale Vorlage die sie dir per Mail senden, halte also Visitenkarten oder ähnliches bereit, ansonsten lass dir ein bestehendes Werbemedium (Flugblatt, Visitenkarte, Angebotsblatt,…) mitgeben um die Grafik zur Not selbst einzuscannen. Erkläre dem Betroffenen, dass das natürlich die Qualität mindert.

Flyer und Plakate drucken

Wenn die Sponsoren feststehen und alle Werbegrafiken in die Flyer- und Plakatentwürfe eingeflossen sind, kann es zum Druck gehen. Wenn das Geld dafür reicht und/oder man eine gute Beziehung zu einer lokalen Druckerei oder einem Copyshop hat, sollte man diese unterstützen. Eventuell tritt der Copyshop sogar als Sponsor mit auf, in Form eines Sonderrabattes. Falls man keine solche Möglichkeit hat, oder falls das zu teuer wird und das Budget sprengt, kann ich DieDruckerei.de empfehlen. Dort bekommt man für sehr günstiges Geld eine super Qualität.

Druckvorlage: Egal wo ihr drucken lasst, prüft euer Dateiformat. Üblicherweise sollte die Vorlage eine PDF sein, DIN-A4 Format plus Anschnitt in mindestens 300DPI. Wenn ihr keine Ahnung habt was ich damit meine, fragt mich oder die entsprechende Druckerei, man wird euch helfen.

Die Presse

Lokale Presse unterstützt das Verbreiten der Kunde eurer Aktion. Bereitet einen wohlformulierten Beitrag zu eurer Aktion vor und sendet den an alle Pressevertreter im Umfeld. Bei uns ist das die Saarbrücker Zeitung, der Wochenspiegel, der Dudo, die Kaltnaggischer Nachrichten und das Dudweiler-Blog. Das kostet nichts, denn ihr sendet keine Werbung sondern quasi als Gastautor einen Artikel. Das spart denen Aufwand, daher sind die da sehr aufgeschlossen. Man muss aber eventuell damit leben, dass euer Text, aus Gründen des Platzes, eingekürzt oder eben gar nicht veröffentlich wird.

Daher: Breit streuen und hoffen, dass es möglichst oft hängen bleibt.

Flyer und Plakate verteilen

Das ist der unliebsamste Teil der ganzen Aktion. Zumindest für mich. Natürlich macht es auf eine gewisse Art und Weise Spaß, die 2000 Flugblätter in Briefkästen zu werfen, aber es ist sehr aufwendig, es kostet Zeit und man läuft einige Meter dabei. Je mehr Hände ihr bei diesem Schritt habt die euch unterstützen, desto besser. Bei uns fällt dieser Schritt (fast) immer auf den 2. Advent, also eine Woche vor der Sammelaktion. Das ist früh genug, falls jemand noch etwas einkaufen möchte, aber knapp genug, dass es nicht wieder vergessen wird.

Außerdem solltet ihr, falls ihr Plakate habt drucken lassen, diese auch ungefähr eine Woche vorher (eventuell sogar früher) an alle Sponsoren verteilen, da das auch Werbung für diese ist. Habt aber auch keine Skrupel die Plakate auch ansonsten überall anzubringen wo sich eine Fläche bietet. Natürlich immer nur mit der Erlaubnis des Eigentümers der Fläche.

ProTipp: Wenn jemand bei der Suche nach Sponsoren abgelehnt hat, hier noch einmal vorsprechen (eventuell sogar beim ersten Mal schon nachgefragt und angekündigt) und ein Plakat anbieten. Diese Unterstützung geben alle fast gerne, es kostet nichts und ist für den guten Zweck.

Das Sammeln

Nun kommt der Tag der Tage, der 3. Advent in unserem Fall. Morgens um 9 treffen sich alle Helfer und frühstücken gemeinsam. Man kann, vor allem wenn Neulinge dabei sind, erklären wie das später abläuft und den Einsatzplan machen, wer mit wem fährt und wer welche Straßen abdeckt. Das Frühstück ist natürlich nicht notwendig für die Durchführung, ist aber gut für die Moral und macht Spaß. 🙂

Wenn ihr dann die Straßen entlang fahrt, können die Sammler im Auto sitzen bleiben, wenn die Hauseingänge zur Straße hin sichtbar sind. So muss man nicht unnötig viel Strecke laufen und ist schneller unterwegs. Fahrt Berge hoch und lauft sie runter, spart eure Energie, schont euch. Es ist anstrengend genug. An Häusern, wo die Eingänge nicht von vorne sichtbar sind, muss man leider um jedes Haus herum laufen.

Rechnet hier ein, dass ihr drei Personen pro Sammelfahrzeug braucht, also eure Helferzahl irgendwie durch drei teilbar ist. Einer fährt, einer sitzt links und guckt raus und einer macht das auf der rechten Seite. So kann sich der Fahrer aufs Fahren konzentrieren und die beiden anderen laufen und sammeln ein, wenn man etwas sieht. Bei uns ist das recht einfach, auf eine gute Zahl zu kommen, da die Familie Caspari immer vollzählig beteiligt ist mit 4 Personen kann man da flexibel auf- oder abrunden. Wobei meine Mutter üblicherweise zuhause bleibt und ein Mittagessen für alle vorbereitet. (Danke, danke, danke, danke, danke!)

Habt Handys dabei und tauscht, falls nicht bereits vorhanden, die Nummern aus. Gegen Ende der Sammlung wird es eventuell notwendig sein sich zu koordinieren um die restlichen Straßenzüge zu verteilen, da nicht alle gleich schnell sein werden im Laufe der Aktion. In unserem Fall koordiniere ich alles, da ich die beste Ortskenntnis habe, alle Straßen auswendig kenne und die Planung gemacht habe. Denkt an Headsets, dann könnt ihr weiter fahren oder einsammeln während ihr koordiniert.

ACHTUNG: Niemals ein Tor oder eine Tür öffnen oder gar darüber klettern. Das ist Hausfriedensbruch, erklärt das allen Helfern.

Die Zählung

Dieser Punkt mag für die meisten eher  fakultativ sein, für uns Freunde der Statistik aber obligat. Nach dem Sammeln (und, je nachdem, nach dem Mittagessen), wird gezählt. Ich klappe dazu mein Notebook auf, die anderen Helfer verteilen sich und sortieren die Spenden. Da die Spender sowieso üblicherweise die Konserven und sonstigen Lebensmittel in Taschen, Kisten und sonstige Verpackungen stecken, wird alles ausgepackt, in einer Ecke (bei uns entlang eines Treppengeländers) aufgeschichtet und dabei wird mir, der ich an der Tastatur sitze, zugerufen, wie die Füllmengen der Lebensmittel sind.

Das mutet sehr eigenartig an, wenn Konserven über den Boden rutschen und jemand ruft: „400. 500. 800. 434. 200. 200. 1200“, während ich fleißig mittippe. Das ganze hat aber einen Zweck: Über die Jahre verfolgen zu können, wie sich die Spenden verteilen. Außerdem ist es schön, wenn man sich nach der Aktion wieder an die Presse wenden und mit ein paar Zahlen um sich werfen kann.

Der Mensch und seine Kategorien: Die Kategorien ändern sich von Jahr zu jahr, aber es ist immer grob nach dem Schema „Konserven“, „Nudeln“, „Gläser“, „Sonstiges“ aufgebaut. Da es sich in der ursprünglichen Idee um eine reine Konservensammlung handelte, ist vor allem die Mischung zwischen Konserven und anderen Verpackungsarten interessant zu verfolgen.

Das Internet und die sozialen Medien

Auch diese Punkt ist natürlich optional, aber für medienaffine Menschen mag es von Interesse sein, für solche Zwecke auch online vertreten zu sein. Eine Homepage ist praktisch für die Infos zur Aktion und für Dinge wie ein „HowTo Adventsammlung“. Es ist wichtig sich bekannt zu machen und heutzutage gehört es quasi zum guten Ton, dann auch Facebook und/oder Twitter mit einzuspannen. Im Zweifel kostet es aber auch nichts, daher kann es nur nutzen und nicht schaden.

Synergie: Gerne können wir aber hier eine gemeinsame Plattform erhalten, falls du auch eine Aktion starten möchtest. Die Homepage „Adventsammlung.de“ ist offen für weitere Sammlungen die in diese Kategorie fallen, außerdem kann eine Facebookseite mitgenutzt werden.

Etwas gelernt

Wow, wenn du das hier liest, hast du tatsächlich diesen gesamten Text von mehr als 2000 Wörtern durchgeackert. Entweder bist du sehr interessiert an unserem Konzept, oder du möchtest selbst eine Sammlung durchführen. Beides würde mich sehr freuen. Danke für deine Konzentration, ich hoffe, ich höre von dir. Falls noch Fragen offen sind, gerne an Info@Adventsammlung.de wenden.

Viele Grüße

Uwe